Successions de souscripteurs : des agents d’instruction, un registre à protéger.
Société de gestion de portefeuille agréée par l’AMF, 40 collaborateurs, six FPCI et deux FCPR.

Le contexte
Le décès d’un souscripteur ouvre l’instruction de la transmission de ses parts. L’équipe recueille les pièces demandées par le teneur de registre et le notaire, notamment la preuve du décès et de la qualité d’héritier. Elle vérifie la dévolution, les éventuelles options successorales, l’indivision ou le démembrement, puis applique les diligences de connaissance client et de vigilance requises selon les personnes concernées et les risques. Les inscriptions et les modalités de versement des distributions sont validées suivant le règlement du fonds, les justificatifs et les instructions autorisées. Le teneur de registre, le dépositaire et la société de gestion interviennent selon leurs missions contractuelles respectives.
Ce que l’équipe avait construit avec des agents
En quelques mois, l’équipe a construit avec des agents de code une chaîne d’instruction : un agent lit les pièces notariales et en extrait la dévolution, un deuxième lance les contrôles de vigilance, un troisième rédige les courriers et prépare les écritures du registre ainsi que la reprise des distributions.
- 0écriture au registre sans double validation, sur six mois
- 19 → 7 jdélai moyen d’instruction d’une succession, en jours ouvrés
- 14/14pièces piégées de test arrêtées avant toute écriture
Avantl’agent écrit seul
Aprèsl’agent prépare, deux gestionnaires valident le registre
Ce que nous avons trouvéInjection de consignes via un PDF reçu : une consigne cachée dans une pièce pouvait modifier la répartition proposée entre héritiers.
Ce que nous avons changéLes pièces sont traitées comme des données, jamais comme des instructions : extraction structurée, rapprochement avec l’acte de notoriété, alerte sur tout contenu inattendu.
Ce que nous avons trouvéL’agent de préparation disposait d’un compte de service capable d’écrire dans le registre et de déclencher un virement de distribution.
Ce que nous avons changéDroits de l’agent ramenés à la lecture et à la préparation. L’écriture et le virement passent par l’outil métier, sous l’identité d’un gestionnaire.
Ce que nous avons trouvéLe gestionnaire validait un résumé, pas l’action réellement exécutée : le principe des quatre yeux n’était pas appliqué.
Ce que nous avons changéToute modification du registre est validée par deux gestionnaires distincts sur l’action exacte. Pour les distributions, le montant, l’IBAN et le bénéficiaire sont affichés avant validation ; les délégations et contrôles de paiement sont définis séparément.
Ce que nous avons trouvéIdentités, coordonnées bancaires et pièces d’état civil des héritiers copiées dans les journaux du modèle et un espace partagé.
Ce que nous avons changéDonnées minimisées et masquées dans les journaux, durée de conservation fixée, espace partagé purgé.
Ce que nous avons trouvéClé d’API du teneur de registre écrite en clair dans la configuration d’un agent.
Ce que nous avons changéClé révoquée et remplacée, secrets placés dans un coffre, accès nominatifs.
Ce que nous avons trouvéJournaux inexploitables pour un contrôle de l’AMF : impossible de relier une écriture à sa pièce source et à son valideur.
Ce que nous avons changéJournal horodaté et conservé : pièce source, version de l’agent, contrôle effectué, valideur, écriture produite.
Ce que nous avons trouvéFournisseur de modèle et outil de lecture des documents absents du registre des prestataires TIC.
Ce que nous avons changéFiches prestataires préparées pour le registre d’informations prévu par DORA et pour la revue des contrats.
Ce qui reste de la responsabilité du client
- La décision sur chaque succession, la validation des pièces notariales et la qualification des ayants droit.
- Le dispositif LCB-FT : déclarations de soupçon, mesures de gel et décisions de vigilance restent celles de la société de gestion.
- Les relations avec le dépositaire, le teneur de registre et les notaires.
- La conformité de l’ensemble : notre examen est technique. Il ne vaut ni avis juridique ni attestation de conformité. Les tests d’intrusion relèvent d’un prestataire indépendant.
Cadre réglementaire
DORA
DORA vise les gestionnaires de fonds d’investissement alternatifs (art. 2, § 1, k), sous réserve des exclusions de son article 2, § 3. Pour une société entrant dans son champ : gestion du risque lié aux TIC (art. 5 à 16), registre d’informations et risques liés aux prestataires tiers de services TIC (art. 28 à 30). L’assujettissement du gestionnaire doit être confirmé.
Règlement (UE) 2022/2554LCB-FT
Obligations de vigilance à l’égard de la clientèle et de ses bénéficiaires effectifs ; mesures complémentaires pour les personnes politiquement exposées (art. L561-10).
Code monétaire et financier, art. L561-1 et suivantsGel des avoirs
Application sans délai des mesures de gel et interdiction de mise à disposition des fonds (art. L562-4 et L562-4-1).
Code monétaire et financier, art. L562-1 à L562-15RGPD
Protection des données dès la conception (art. 25) et sécurité du traitement (art. 32), pour les données des héritiers.
Règlement (UE) 2016/679
« Nos agents faisaient gagner des semaines. Il manquait la preuve que personne, ni humain ni agent, ne pouvait écrire seul dans le registre. »


